Cinq obstacles à la productivité au travail

Le paysage du travail actuel

Le travail est plus interconnecté que jamais, ce qui peut être formidable pour la productivité.

C'est aussi difficile parce que les employés disposent de plus d'outils et d'actifs à gérer que jamais : documents, discussions de groupe, collaboration, intégration, demandes de congé, calendriers, sondages — la liste est interminable, et les possibilités d'erreurs, de temps perdu et de défaillances système le sont tout autant.

Si la productivité est l'objectif, comment y parvenir? Avec le nouveau monde des équipes et la pression croissante sur les chefs d'entreprise pour améliorer les performances et optimiser la collaboration au sein des équipes, qu'est-ce qui retient les organisations?

Afin de résoudre les problèmes de productivité, vous devez d'abord comprendre quels sont les problèmes de productivité. Encadrons-les et résolvons-les, dans un format facile à digérer!

Les 5 obstacles

Obstacle 1 : Les distractions

Le problème

Les distractions peuvent être normatives dans les bureaux modernes, prenant largement deux formes. La forme la plus courante est le changement de tâche entre différentes plateformes parce que les divers actifs dont vous avez besoin pour faire votre travail ne résident pas en un seul endroit.

La deuxième forme est celle des collègues qui arrivent avec les inévitables demandes « Eh, vous avez une minute? ». Aucune de ces deux formes n'est en aucun cas bénéfique pour la productivité des employés. Il faut en moyenne 23 minutes à un employé pour se reconcentrer après une distraction, et ces rapides visites aux postes de travail ont été montrées comme coûtant environ 588 milliards de dollars en productivité perdue par an aux États-Unis.

La solution

Tout ce dont un employé a besoin pour exceller dans son travail devrait résider en un seul endroit. Cela réduit le changement de plateforme, qui est une distraction inhérente, et si plus de ressources sont situées dans une zone centrale, cela réduit également les visites inopinées des collègues. De l'argent est économisé. L'efficacité des employés augmente.

Obstacle 2 : L'information est trop cloisonnée

Le problème

L'« effet de silo » est très réel dans les organisations de toutes tailles, ce qui est un problème croissant car 86 % des cadres et employés interrogés blâment un manque de collaboration ou une mauvaise communication pour les problèmes et les défaillances d'équipe.

Pour des raisons propriétaires, l'information doit être libre pour que les gens puissent faire efficacement leur travail. Un aspect que 55 des entreprises les plus prospères du monde ont en commun, en fait, est une collaboration extensive basée sur l'information ouverte.

86 % des cadres et employés blâment un manque de collaboration ou une mauvaise communication pour les problèmes et les défaillances d'équipe.

La solution

Bien que vous souhaitiez que de bonnes conversations se déroulent aussi en face à face, la technologie peut avoir un impact significatif en termes d'organisation de l'information et de la rendre accessible à quiconque en a besoin.

Ceci est particulièrement pertinent lorsque les employés entrent dans un projet en cours ou reprennent le travail d'un collègue en congé. Quel contexte historique ont-ils besoin pour compléter le travail avec succès? Si tout est organisé de manière centralisée et n'est pas excessivement cloisonné, la transition du travail devient beaucoup plus facile.

Obstacle 3 : Problèmes de communication

Le problème

Les problèmes de communication sont très courants dans les entreprises, occupant souvent la première place dans les sondages de rétroaction des employés. Les communications inefficaces ont un impact énorme sur la productivité sous la forme de messages confus, d'objectifs peu clairs et de possibilités manquées.

Une bonne partie des problèmes de communication modernes sont liés à tous les différents endroits où les employés pourraient communiquer (Slack, e-mail, FB Messenger, outils de gestion de projet).

Pire encore : cela crée un casse-tête de conformité pour l'entreprise en ajoutant au nombre de canaux et de conversations qui doivent être archivés d'une manière légalement défendable. Une approche multi-plateforme incohérente de la communication est erratique, sans marque et pas stratégique.

Une communication inadéquate peut coûter aux entreprises plus de 62,4 millions de dollars par an.

La solution

Déplacez autant de communication que possible au même endroit et vous vous couvrez du point de vue de la conformité et de l'expérience utilisateur. Considérez ce que Mary Barra, PDG de General Motors, a dit à un groupe d'étudiants de la Stanford Business School en 2017:

« Ne créez pas de lieux de travail où il est pénible d'accomplir la tâche la plus simple. »

La centralisation des ressources et des communications vous éloigne de la construction de ce type d'organisation, ce qui va aussi vous aider avec la rétention des employés.

Obstacle 4 : Prise de décision décentralisée et manque de priorité des tâches

Le problème

Dans une recherche conjointe du MIT et de la London Business School, 67 % des cadres supérieurs ne peuvent pas nommer les priorités de leur PDG. Comme cela se filtre dans toute l'organisation, les priorités deviennent peu claires tout comme la prise de décision.

Les employés sont confus quant au travail sur lequel se concentrer ensuite pour le bien de l'entreprise. Ajoutez le concept très réel du « syndrome de l'objet brillant », ou le fait de pivoter constamment vers la prochaine grande chose, et vous avez un environnement que le PDG de LinkedIn, Jeff Weiner, décrit comme des « employés stressés et malmenés ».

67 % des cadres supérieurs ne peuvent pas nommer les priorités de leur PDG, ce qui trouble les priorités dans le reste de l'organisation

La solution

Il est certes très difficile de résoudre complètement le « syndrome de l'objet brillant » dans un monde axé sur la croissance, car la poursuite de la prochaine grande chose pourrait vous apporter la croissance que vous recherchez. Mais pouvez-vous l'aborder d'une manière qui ne stresse pas et n'épuise pas vos employés? Oui. Utilisez un intranet qui soutient votre culture d'entreprise et place vos objectifs stratégiques au premier plan, tout en permettant à vos équipes de contribuer et de collaborer. Si la mission est constamment au premier plan, beaucoup des problèmes de priorité disparaissent.

Obstacle 5 : « Où c'est stocké à nouveau? »

Le problème

Avez-vous déjà dû sauter d'une plateforme à l'autre pour remplir un formulaire de congé, réserver une salle de réunion ou organiser un voyage? Passer des heures sur des « tâches administratives »? C'est plus courant que vous ne le pensez : le Forum économique mondial a même soutenu que la technologie nous rend moins productifs, pas plus.

La solution

Encore une fois, la centralisation! Vous avez besoin d'un outil qui équipe les gens pour accomplir le travail plus efficacement et qui a tout en un seul endroit. Cela réduit les questions, le temps de changement de tâche et les errances sans but à travers différentes plateformes pour accomplir une tâche basique. Cela augmente ensuite la productivité et le temps de concentration. C'est un bel échange.

1955 vs 2018

La technologie a été sans ambages excellente pour le travail. Considérez : une semaine de travail de 40 heures en 1955 peut être réalisée en 11 heures/semaine aujourd'hui, largement grâce aux avancées technologiques disponibles pour les employés.

Le problème est que, au fil du temps, cela a entraîné un nombre croissant de distractions et d'obstacles à la productivité ultime de ces employés.

Vous pouvez résoudre ce problème en centralisant tout ce dont les employés ont besoin en un seul endroit. Équipez-les des outils et de la communication dont ils ont besoin pour travailler efficacement — et redonnez au pouvoir de la technologie.

Références :

1. http://groups.csail.mit.edu/mac/users/rauch/worktime/
2. https://www.weforum.org/agenda/2016/03/is-technology-making-us-less-productive/
3. https://www.netskope.com/press-releases/netskope-report-reveals-75-percent-cloud-apps-not-ready-eu-general-data-protection-regulation
4. https://www.london.edu/news-and-events/news/two-thirds-of-senior-managers-cant-name-their-firms-top-priorities#VpU_UJMrKMJ
5. https://greenorbit.com
6. http://thecontextofthings.com/2017/03/07/shiny-object-syndrome/
7. https://www.gsb.stanford.edu/insights/jeff-weiner-manage-compassionately-prepare-next-worker-revolution
8. https://www.gsb.stanford.edu/insights/one-communication-tool-you-should-add-your-toolkit
9. https://www.gsb.stanford.edu/insights/mary-barra-simplify-bureaucracy-dont-be-afraid-job-hop
10. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/behavioral-competencies/communication/pages/the-cost-of-poor-communications.aspx
11. https://blog.trello.com/tips-to-improve-cross-team-collaboration
12. https://www.inc.com/jory-mackay/a-study-of-55-of-worlds-biggest-companies-found-most-collaborative-teams-do-these-5-things.html
13. https://www.themuse.com/advice/this-is-nuts-it-takes-nearly-30-minutes-to-refocus-after-you-get-distracted
14. https://www.fastcompany.com/3044667/the-hidden-costs-of-interruptions-at-work