EN
AR
RU
ZH
FR
ES
8 de marzo de 2025 • Por KWD
El panorama laboral actual
El trabajo está más interconectado que nunca, lo cual puede ser tremendamente beneficioso para la productividad.
También es desafiante porque los empleados tienen más herramientas a su disposición y activos que gestionar que nunca: documentos, chats grupales, colaboración, incorporación, solicitudes de permiso, calendarios, encuestas — la lista es interminable, al igual que las posibilidades de errores, pérdida de tiempo y fallos del sistema.
Si la productividad es el objetivo, ¿cómo se llega allí? Con el nuevo mundo de equipos y la presión creciente en los líderes empresariales para mejorar el desempeño y optimizar la colaboración del equipo, ¿qué está frenando a las organizaciones?
Para resolver los problemas de productividad, primero debe entender cuáles son los problemas de productividad. ¡Déjenos plantearlos y luego resolverlos, en un formato fácil de digerir!
Las 5 barreras
Barrera 1: Distracciones
El problema
Las distracciones pueden ser normativas en las oficinas modernas, tomando principalmente dos formas. La forma más prevalente es el cambio de tareas entre diferentes plataformas porque los diversos activos que necesita para hacer su trabajo no residen en un único lugar.
La segunda forma son los compañeros de trabajo que se acercan con las invariables solicitudes de “¿Tienes un minuto?”. Ninguna de estas es remotamente beneficiosa para la productividad de los empleados. En promedio, un empleado tarda 23 minutos en recuperar el enfoque después de una distracción, y se ha demostrado que estos rápidos pop-ins de cubículos/oficinas cuesta a EE.UU. aproximadamente $588 mil millones en productividad perdida por año.
La solución
Todo lo que un empleado necesita para ser excelente en su trabajo debe residir en una única ubicación. Esto reduce el cambio de plataforma, que es una distracción inherente, y si más recursos se encuentran en una área central, también reduce las visitas sorpresa de compañeros de trabajo. Se ahorra dinero. La efectividad de los empleados aumenta.
Barrera 2: La información está demasiado compartimentada
El problema
El “Efecto de Silos” es muy real dentro de organizaciones de todos los tamaños, lo que es un problema creciente porque el 86% de los ejecutivos y empleados encuestados culpan a la falta de colaboración o a la mala comunicación por los problemas y fracasos del equipo.
Dentro de razones de propiedad, la información debe ser accesible para que las personas puedan hacer sus trabajos de manera efectiva. Un aspecto que 55 de las empresas más exitosas del mundo tienen en común, de hecho, es la colaboración extensiva basada en información abierta.
El 86% de los ejecutivos y empleados culpan a la falta de colaboración o a la mala comunicación por los problemas y fracasos del equipo.
La solución
Aunque desea que ocurran excelentes conversaciones cara a cara también, la tecnología puede tener un impacto significativo en términos de organizar la información y hacerla accesible a cualquiera que la necesite.
Esto es especialmente relevante cuando los empleados ingresan a un proyecto a mitad de camino o retoman trabajo de un compañero de trabajo en permiso. ¿Qué contexto de antecedentes necesitan para completar el trabajo con éxito? Si todo está organizado de manera centralizada y no excesivamente compartimentado, la transición del trabajo se vuelve mucho más fácil.
Barrera 3: Problemas de comunicación
El problema
Los problemas de comunicación son muy comunes en las empresas, a menudo ocupando el puesto No. 1 en las quejas en las encuestas de comentarios de empleados. Las comunicaciones ineficaces tienen un enorme impacto en la productividad en forma de mensajes confusos, objetivos poco claros y oportunidades perdidas.
Una buena parte de los problemas de comunicación modernos están vinculados a todos los diferentes lugares donde los empleados podrían comunicarse (Slack, correo electrónico, FB Messenger, herramientas de gestión de proyectos).
Lo que es peor: esto crea un dolor de cabeza de cumplimiento para la empresa al aumentar el número de canales y conversaciones que deben archivarse de manera legalmente defensible. Un enfoque inconsistente y multiplataforma para la comunicación es errático, sin marca y no estratégico.
La comunicación inadecuada puede costarle a las empresas más de $62.4 millones por año.
La solución
Traslade la mayor parte de la comunicación posible al mismo lugar y se cubrirá tanto desde el punto de vista del cumplimiento como desde la experiencia del usuario. Considere lo que la CEO de General Motors, Mary Barra, dijo a un grupo de estudiantes de la Escuela de Negocios de Stanford en 2017:
“No cree espacios de trabajo donde sea doloroso completar la tarea más simple.”
Centralizar los recursos y la comunicación lo aleja de construir ese tipo de organización, lo que también lo ayudará con la retención de empleados.
Barrera 4: Toma de decisiones descentralizada y falta de priorización de tareas
El problema
En investigación conjunta del MIT y la Escuela de Negocios de Londres, el 67% de los líderes senior no pueden nombrar las prioridades de su CEO. A medida que esto se filtra por toda la organización, las prioridades se vuelven poco claras al igual que la toma de decisiones.
Los empleados están confundidos sobre en qué trabajar a continuación para el bien del negocio. Añada el concepto muy real de “Síndrome del Objeto Brillante”, o pivotar constantemente hacia el siguiente gran proyecto, y tendrá un ambiente que el CEO de LinkedIn, Jeff Weiner, describe como “empleados estresados y azotados.”
El 67% de los líderes senior no pueden nombrar las prioridades de su CEO, lo que complica las prioridades en el resto de la organización
La solución
Admitidamente, es muy difícil resolver completamente el “Síndrome del Objeto Brillante” en un mundo impulsado por el crecimiento, porque perseguir el siguiente gran proyecto podría obtenerle el crecimiento que busca. Pero ¿puede abordar esto de una manera que no estrese y no agote a sus empleados? Sí. Utilice una intranet que sustente la cultura de su empresa y coloque sus objetivos estratégicos en primer plano, mientras permite que su equipo contribuya y colabore. Si la misión está constantemente en primer plano, muchos de los problemas de prioridad se desvanecen.
Barrera 5: “¿Dónde está almacenado eso de nuevo?”
El problema
¿Alguna vez ha tenido que saltar de plataforma en plataforma para rellenar un formulario de permiso, reservar una sala de reuniones u organizar viajes? ¿Pasar horas en “administrivia”? Esto es más común de lo que cree: el Foro Económico Mundial incluso ha argumentado que la tecnología nos hace menos productivos, no más.
La solución
¡De nuevo, centralización! Necesita una herramienta que capacite a las personas para hacer el trabajo de manera más eficiente y que tenga todo en un único lugar. Esto reduce las preguntas, el tiempo de cambio de tareas y la búsqueda sin rumbo a través de diferentes plataformas para completar una tarea básica. Luego aumenta la productividad y el tiempo de enfoque. Es un equilibrio hermoso.
1955 vs. 2018
La tecnología ha sido inequívocamente excelente para el trabajo. Considere: una semana laboral de 40 horas en 1955 se puede lograr en 11 horas/semana hoy, en gran medida debido a los avances en tecnología disponibles para los empleados.
El problema es que, con el tiempo, esto ha llevado a una cantidad creciente de distracciones y barreras para la productividad final de esos empleados.
Puede resolver este problema centralizando todo lo que los empleados necesitan en un único lugar. Equípelos con las herramientas y la comunicación que necesitan para trabajar de manera eficiente — y recupere el poder de la tecnología.
Referencias:
- http://groups.csail.mit.edu/mac/users/rauch/worktime/
- https://www.weforum.org/agenda/2016/03/is-technology-making-us-less-productive/
- https://www.netskope.com/press-releases/netskope-report-reveals-75-percent-cloud-apps-not-ready-eu-general-data-protection-regulation
- https://www.london.edu/news-and-events/news/two-thirds-of-senior-managers-cant-name-their-firms-top-priorities#VpU_UJMrKMJ
- https://greenorbit.com
- http://thecontextofthings.com/2017/03/07/shiny-object-syndrome/
- https://www.gsb.stanford.edu/insights/jeff-weiner-manage-compassionately-prepare-next-worker-revolution
- https://www.gsb.stanford.edu/insights/one-communication-tool-you-should-add-your-toolkit
- https://www.gsb.stanford.edu/insights/mary-barra-simplify-bureaucracy-dont-be-afraid-job-hop
- https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/behavioral-competencies/communication/pages/the-cost-of-poor-communications.aspx
- https://blog.trello.com/tips-to-improve-cross-team-collaboration
- https://www.inc.com/jory-mackay/a-study-of-55-of-worlds-biggest-companies-found-most-collaborative-teams-do-these-5-things.html
- https://www.themuse.com/advice/this-is-nuts-it-takes-nearly-30-minutes-to-refocus-after-you-get-distracted
- https://www.fastcompany.com/3044667/the-hidden-costs-of-interruptions-at-work
