خمسة عوائق تعيق الإنتاجية في بيئة العمل

منظر بيئة العمل الحالية

العمل مترابط أكثر من أي وقت مضى، وهذا يمكن أن يكون رائعًا للإنتاجية.

كما أنه يشكل تحديًا لأن الموظفين لديهم عدد أكبر من الأدوات والموارد التي يجب إدارتها أكثر من أي وقت مضى: المستندات والدردشات الجماعية والتعاون والتدريب الاستقرائي وطلبات الإجازات والتقاويم والدراسات الاستقصائية — القائمة لا تنتهي، وكذلك الاحتمالات للأخطاء والوقت المهدر وفشل النظام.

إذا كانت الإنتاجية هي الهدف، كيف تصل إليها؟ مع عالم جديد من الفرق والضغط المتزايد على قادة الأعمال لتحسين الأداء وتحسين التعاون بين الفرق، ما الذي يعيق المنظمات؟

لإصلاح مشاكل الإنتاجية، تحتاج أولاً إلى فهم ما هي مشاكل الإنتاجية. دعنا نطرحها ثم نحلها، بصيغة سهلة الفهم!

الحواجز الخمسة

الحاجز 1: الانحرافات

المشكلة

يمكن أن تكون الانحرافات معيارية في المكاتب الحديثة، حيث تتخذ في الغالب شكلين. الشكل الأكثر انتشارًا هو التبديل بين المهام عبر منصات مختلفة لأن الموارد المختلفة التي تحتاجها للقيام بعملك لا تقع في مكان واحد.

الشكل الثاني هو زملاء العمل الذين يأتون بطلبات "هل لديك دقيقة؟" التي لا تتغير. لا يفيد أي من هذين الأمرين بأي شكل من الأشكال إنتاجية الموظفين. يستغرق الأمر في المتوسط 23 دقيقة حتى يتمكن الموظف من إعادة التركيز بعد الانحراف، وقد ثبت أن هذه القطعات السريعة من مكتب العمل المشترك / المكتب الفردي تكلف الولايات المتحدة حوالي 588 مليار دولار في الإنتاجية المفقودة سنويًا.

الحل

كل ما يحتاجه الموظف ليكون متميزًا في وظيفته يجب أن يقيم في مكان واحد. يقلل هذا من تبديل المنصات، وهو انحراف متأصل، وإذا كانت المزيد من الموارد موجودة في منطقة مركزية واحدة، فإنه يقلل أيضًا من قطعات زملاء العمل. يتم توفير المال. تزداد فعالية الموظفين.

الحاجز 2: المعلومات معزولة جدًا

المشكلة

تأثير "الصوامع" حقيقي جدًا داخل المنظمات بجميع أحجامها، وهي مشكلة متزايدة لأن 86% من المديرين والموظفين الذين تم استجوابهم يلومون نقص التعاون أو سوء الاتصال على مشاكل الفريق والإخفاقات.

لأسباب احتكارية، يجب أن تكون المعلومات حرة حتى يتمكن الناس من القيام بعملهم بفعالية. جانب واحد مشترك في الواقع بين 55 من أكثر الشركات نجاحًا في العالم هو التعاون الواسع القائم على المعلومات المفتوحة.

86% من المديرين والموظفين يلومون نقص التعاون أو سوء الاتصال على مشاكل الفريق والإخفاقات.

الحل

على الرغم من أنك تريد أن تحدث محادثات رائعة وجهاً لوجه أيضًا، إلا أن التكنولوجيا يمكن أن تحدث تأثيرًا كبيرًا من حيث تنظيم المعلومات وجعلها في متناول أي شخص يحتاجها.

هذا مهم بشكل خاص عندما يدخل الموظفون مشروعًا في منتصف المسار أو يلتقطون العمل من زميل في الإجازة. ما السياق الخلفي الذي يحتاجونه لإكمال العمل بنجاح؟ إذا تم تنظيم كل شيء بشكل مركزي وليس معزولًا بشكل مفرط، فإن انتقال العمل يصبح أسهل بكثير.

الحاجز 3: مشاكل الاتصال

المشكلة

مشاكل الاتصال شائعة جدًا في الشركات، وغالبًا ما تحتل المرتبة الأولى في استطلاعات تعليقات الموظفين. يكون للاتصالات غير الفعالة تأثير ضخم على الإنتاجية في شكل رسائل مختلطة وأهداف غير واضحة وفرص ضائعة.

يرتبط جزء كبير من مشاكل الاتصالات الحديثة بجميع الأماكن المختلفة التي قد يتواصل فيها الموظفون (Slack والبريد الإلكتروني وFB Messenger وأدوات إدارة المشاريع).

والأسوأ من ذلك: أن هذا يخلق صداعًا للامتثال للشركة بإضافة عدد القنوات والمحادثات التي تحتاج إلى أن يتم أرشفتها بطريقة يمكن الدفاع عنها قانونيًا. النهج متعدد المنصات غير المتسق للاتصال غير منتظم وغير ممحوص وليس استراتيجيًا.

يمكن للاتصالات غير الكافية أن تكلف الشركات أكثر من 62.4 مليون دولار سنويًا.

الحل

نقل أكبر قدر ممكن من الاتصالات إلى نفس المكان ويغطيك من حيث الامتثال وتجربة المستخدم. فكر فيما قالته الرئيسة التنفيذية لجنرال موتورز ماري بارا لمجموعة من طلاب كلية ستانفورد للأعمال في 2017:

"لا تنشئ أماكن عمل حيث يكون من المؤلم إنجاز أبسط مهمة."

مركزية الموارد والاتصالات تبعدك عن بناء هذا النوع من المنظمات، الأمر الذي سيساعدك أيضًا في الاحتفاظ بالموظفين.

الحاجز 4: اتخاذ القرارات اللامركزية ونقص أولويات المهام

المشكلة

في البحث المشترك من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا وكلية لندن للأعمال، لا يستطيع 67% من كبار القادة تسمية أولويات الرئيس التنفيذي الخاص بهم. عندما يتصفى هذا في جميع أنحاء المنظمة، تصبح الأولويات غير واضحة وكذلك الحال بالنسبة لاتخاذ القرار.

الموظفون مرتبكون بشأن ما يجب العمل عليه بعد ذلك لصالح الأعمال. أضف مفهوم "Shiny Object Syndrome" الحقيقي جدًا، أو التحول المستمر إلى الشيء الكبير التالي، ولديك بيئة يصفها الرئيس التنفيذي لموقع LinkedIn جيف وينر بأنها "موظفون مجهدون ويتعرضون للضغط."

لا يستطيع 67% من كبار القادة تسمية أولويات الرئيس التنفيذي الخاص بهم، مما يعكر الأولويات في بقية المنظمة

الحل

بصراحة، من الصعب جدًا حل "Shiny Object Syndrome" بالكامل في عالم موجه نحو النمو، لأن السعي للشيء الكبير التالي قد يحصل على النمو الذي تسعى إليه. لكن هل يمكنك التعامل مع هذا بطريقة لا تجهد وتستنزف موظفيك؟ نعم. استخدم إنترانت يدعم ثقافة الشركة ويضع أهدافك الاستراتيجية في المقدمة والمركز، مع السماح لأشخاصك بالمساهمة والتعاون. إذا كانت المهمة في المقدمة والمركز باستمرار، فإن العديد من مشاكل الأولويات تختفي.

الحاجز 5: "أين يتم تخزين هذا مرة أخرى؟"

المشكلة

هل اضطررت من قبل إلى القفز من منصة إلى أخرى لملء نموذج إجازة أو حجز غرفة اجتماع أو تنظيم السفر؟ قضاء ساعات على "الأمور الإدارية"؟ هذا أكثر شيوعًا مما تعتقد: حتى المنتدى الاقتصادي العالمي جادل بأن التكنولوجيا تجعلنا أقل إنتاجية، وليس أكثر.

الحل

مرة أخرى، المركزية! تحتاج إلى أداة تزود الناس بالقدرة على إنجاز العمل بكفاءة أكبر وتحتوي على كل شيء في مكان واحد. يقلل هذا من الأسئلة والوقت المستغرق في التبديل بين المهام والتجول بلا هدف عبر منصات مختلفة محاولة إكمال مهمة أساسية. ثم يزيد الإنتاجية ووقت التركيز. إنها مقايضة جميلة.

1955 مقابل 2018

كانت التكنولوجيا رائعة بلا خجل للعمل. فكر: يمكن إنجاز أسبوع عمل بـ 40 ساعة في عام 1955 في 11 ساعة/أسبوع اليوم، إلى حد كبير بسبب التطورات في التكنولوجيا المتاحة للموظفين.

المشكلة هي أنه بمرور الوقت، أدى هذا إلى زيادة عدد الانحرافات والحواجز أمام الإنتاجية النهائية لهؤلاء الموظفين.

يمكنك حل هذه المشكلة بمركزية كل ما يحتاجه الموظفون في مكان واحد. جهزهم بالأدوات والاتصالات التي يحتاجونها للعمل بكفاءة — وأعد قوة التكنولوجيا.

المراجع:

1. http://groups.csail.mit.edu/mac/users/rauch/worktime/
2. https://www.weforum.org/agenda/2016/03/is-technology-making-us-less-productive/
3. https://www.netskope.com/press-releases/netskope-report-reveals-75-percent-cloud-apps-not-ready-eu-general-data-protection-regulation
4. https://www.london.edu/news-and-events/news/two-thirds-of-senior-managers-cant-name-their-firms-top-priorities#VpU_UJMrKMJ
5. https://greenorbit.com
6. http://thecontextofthings.com/2017/03/07/shiny-object-syndrome/
7. https://www.gsb.stanford.edu/insights/jeff-weiner-manage-compassionately-prepare-next-worker-revolution
8. https://www.gsb.stanford.edu/insights/one-communication-tool-you-should-add-your-toolkit
9. https://www.gsb.stanford.edu/insights/mary-barra-simplify-bureaucracy-dont-be-afraid-job-hop
10. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/behavioral-competencies/communication/pages/the-cost-of-poor-communications.aspx
11. https://blog.trello.com/tips-to-improve-cross-team-collaboration
12. https://www.inc.com/jory-mackay/a-study-of-55-of-worlds-biggest-companies-found-most-collaborative-teams-do-these-5-things.html
13. https://www.themuse.com/advice/this-is-nuts-it-takes-nearly-30-minutes-to-refocus-after-you-get-distracted
14. https://www.fastcompany.com/⁦3044667⁩/the-hidden-costs-of-interruptions-at-work