Пять препятствий для производительности на работе

Современный мир труда

Работа более взаимосвязана, чем когда-либо, что может быть огромным преимуществом для производительности.

Однако это также создает вызовы, поскольку сотрудники располагают большим количеством инструментов и активов для управления: документами, групповыми чатами, совместной работой, адаптацией, запросами на отпуск, календарями, опросами — список бесконечен, как и возможности ошибок, потраченного времени и сбоев системы.

Если целью является производительность, как ее достичь? В новом мире команд и возрастающем давлении на лидеров бизнеса по улучшению производительности и оптимизации командного сотрудничества, что удерживает организации от успеха?

Чтобы устранить проблемы производительности, сначала необходимо понять, в чем они заключаются. Давайте определим их и решим в доступном формате!

5 барьеров

Барьер 1: Отвлечения

Проблема

Отвлечения могут быть обычным явлением в современных офисах и в основном принимают две формы. Наиболее распространенная форма — это переключение задач между различными платформами, потому что различные ресурсы, необходимые для выполнения работы, не находятся в одном месте.

Вторая форма — это коллеги, приходящие с неизбежными просьбами «Минутку?». Ни то, ни другое не приносит пользу производительности сотрудников. В среднем требуется 23 минуты для того, чтобы сотрудник переключился на другую задачу после отвлечения, и быстрые заходы на рабочее место коллег обходятся США примерно в 588 миллиардов долларов потерянной производительности в год.

Решение

Всё необходимое сотруднику для отличной работы должно находиться в одном месте. Это сокращает переключение между платформами, которое является источником отвлечения, и если больше ресурсов находится в одной центральной области, это также сокращает количество заходов коллег. Деньги экономятся. Эффективность сотрудников растет.

Барьер 2: Информация слишком разобщена

Проблема

«Эффект замкнутости» очень реален в организациях всех размеров, что становится растущей проблемой, поскольку 86% опрошенных руководителей и сотрудников винят отсутствие сотрудничества или плохую коммуникацию в проблемах и неудачах команды.

В целях конфиденциальности информация должна быть доступной для того, чтобы люди могли эффективно выполнять свою работу. На самом деле, 55 самых успешных компаний мира объединяет одно — обширное сотрудничество на основе открытой информации.

86% руководителей и сотрудников винят отсутствие сотрудничества или плохую коммуникацию в проблемах и неудачах команды.

Решение

Хотя важны и личные беседы, технология может иметь значительное влияние на организацию информации и ее доступность для тех, кто в ней нуждается.

Это особенно актуально, когда сотрудники присоединяются к проекту в его середине или берут на себя работу коллеги на отпуске. Какой контекст им необходимо знать для успешного выполнения работы? Если всё организовано централизованно и не чрезмерно разобщено, передача работы становится намного легче.

Барьер 3: Проблемы коммуникации

Проблема

Проблемы коммуникации очень распространены в компаниях и часто занимают первое место в жалобах сотрудников. Неэффективная коммуникация имеет огромное влияние на производительность в виде неправильно понятых сообщений, неясных целей и упущенных возможностей.

Большая часть современных проблем коммуникации связана со всеми различными местами, где сотрудники могут общаться (Slack, электронная почта, FB Messenger, инструменты управления проектами).

Что еще хуже: это создает проблемы соответствия для компании, увеличивая количество каналов и разговоров, которые должны быть архивированы законно допустимым способом. Непоследовательный многоплатформенный подход к коммуникации нестабилен, неоформлен в бренде и не стратегичен.

Неадекватная коммуникация может стоить компаниям более 62,4 миллионов долларов в год.

Решение

Перенесите как можно больше коммуникации в одно место, и вы защитите себя с точки зрения соответствия и пользовательского опыта. Подумайте о том, что сказала генеральный директор General Motors Мэри Барра группе студентов Стэнфордской школы бизнеса в 2017 году:

«Не создавайте рабочие места, где решение простейшей задачи болезненно.»

Централизация ресурсов и коммуникации отдаляет вас от создания такой организации, что также поможет вам с удержанием сотрудников.

Барьер 4: Децентрализованное принятие решений и отсутствие приоритизации задач

Проблема

На основе совместного исследования MIT и Лондонской бизнес-школы 67% старших руководителей не могут назвать приоритеты своего генерального директора. По мере того как это распространяется по организации, приоритеты становятся неясными, и так же обстоит дело с принятием решений.

Сотрудники не знают, над чем работать в дальнейшем для блага бизнеса. Добавьте реальную концепцию «Синдрома блестящего объекта» — постоянного переключения на следующее большое дело — и вы получите среду, которую генеральный директор LinkedIn Джефф Вайнер описывает как «сотрудники находятся в стрессе и подвергаются воздействию.»

67% старших руководителей не могут назвать приоритеты своего генерального директора, что затуманивает приоритеты на протяжении всей организации

Решение

Признавая, что очень сложно полностью избавиться от «Синдрома блестящего объекта» в мире, ориентированном на рост, потому что преследование следующего большого дела может обеспечить рост, который вы ищете. Но можете ли вы подойти к этому таким образом, чтобы не вызывать стресс и не приводить к текучести кадров? Да. Используйте интранет, который поддерживает культуру вашей компании и ставит стратегические цели на первый план, позволяя вашим людям вносить вклад и сотрудничать. Если миссия постоянно на передней линии, многие проблемы приоритизации уходят в небытие.

Барьер 5: «Где это снова хранится?»

Проблема

Вам когда-нибудь приходилось переходить с платформы на платформу для заполнения формы отпуска, бронирования переговорной комнаты или организации поездки? Часами заниматься «администрированием»? Это более распространено, чем вы думаете: Всемирный экономический форум даже утверждал, что технология делает нас менее производительными, а не более.

Решение

Опять же, централизация! Вам нужен инструмент, который позволит людям работать более эффективно и имеет всё в одном месте. Это сокращает вопросы, время на переключение задач и бесцельное путешествие по различным платформам для выполнения основной задачи. Это затем повышает производительность и время концентрации. Это прекрасный компромисс.

1955 против 2018

Технология была чрезвычайно полезна для работы. Рассмотрим: 40-часовая рабочая неделя в 1955 году может быть выполнена за 11 часов/неделю сегодня, во многом благодаря достижениям в технологиях, доступных сотрудникам.

Проблема в том, что с течением времени это привело к растущему количеству отвлечений и барьеров к максимальной производительности этих сотрудников.

Вы можете решить эту проблему, централизовав всё необходимое сотрудникам в одном месте. Снабдите их инструментами и коммуникацией, которые им нужны для эффективной работы — и верните мощь технологии.

Ссылки:

1. http://groups.csail.mit.edu/mac/users/rauch/worktime/
2. https://www.weforum.org/agenda/2016/03/is-technology-making-us-less-productive/
3. https://www.netskope.com/press-releases/netskope-report-reveals-75-percent-cloud-apps-not-ready-eu-general-data-protection-regulation
4. https://www.london.edu/news-and-events/news/two-thirds-of-senior-managers-cant-name-their-firms-top-priorities#VpU_UJMrKMJ
5. https://greenorbit.com
6. http://thecontextofthings.com/2017/03/07/shiny-object-syndrome/
7. https://www.gsb.stanford.edu/insights/jeff-weiner-manage-compassionately-prepare-next-worker-revolution
8. https://www.gsb.stanford.edu/insights/one-communication-tool-you-should-add-your-toolkit
9. https://www.gsb.stanford.edu/insights/mary-barra-simplify-bureaucracy-dont-be-afraid-job-hop
10. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/behavioral-competencies/communication/pages/the-cost-of-poor-communications.aspx
11. https://blog.trello.com/tips-to-improve-cross-team-collaboration
12. https://www.inc.com/jory-mackay/a-study-of-55-of-worlds-biggest-companies-found-most-collaborative-teams-do-these-5-things.html
13. https://www.themuse.com/advice/this-is-nuts-it-takes-nearly-30-minutes-to-refocus-after-you-get-distracted
14. https://www.fastcompany.com/3044667/the-hidden-costs-of-interruptions-at-work